Blog de Empleo

Por los pasillos ves a la gente correr, todo el mundo está apurado, tus compañeros postergan trabajos que te han prometido y la excusa en todos los casos es: “no tengo tiempo”.

¿Será que la jornada es insuficiente para la cantidad de trabajo que debemos terminar cada día? ¿O es que acaso no estamos aprovechando cabalmente nuestro horario?

Digamos que se trata de un día normal. Probablemente te retrasas algunos minutos en la llegada… veinte, para usar números redondos.

Luego vas por un café para terminar de despertarte y en el camino al área de descanso encuentras a compañeros de otra división con quienes conversas un rato. Ya en la cocina te tomas el café con tus colegas y aprovechan para saludarse y conversar. Eso toma otros diez minutos. No has comenzado tu jornada y ya has desperdiciado media hora.

Luego enciendes tu computadora, te conectas a la mensajería instantánea (la usas para hablar con compañeros y colegas dentro de la oficina, como una pequeña intranet)… ¡y ves que se conecta tu mejor amiga de la infancia! ¿Cómo desaprovechar la oportunidad? Decides saludarla al menos, y la conversación se torna tan divertida que logran despedirse sólo después de cuarenta minutos. Una hora diez minutos y todavía no has comenzado a trabajar.

A media mañana se acerca a tu área de trabajo una compañera de otro piso, que solicita un documento. Luego de entregárselo le preguntas por un amigo común y entablan una conversación muy amena. Veinte minutos tampoco son mal de morirse, te dices.

Inmediatamente te citan a una reunión. Como no hay agenda prefijada, la reunión pierde el rumbo rápidamente. La gente se disipa y cuando tu jefe nota que la situación se le va de las manos retoma el hilo y plantea algunos puntos importantes. Al final la reunión es productiva pero muy larga: media hora para decir algo que se pudo haber comunicado en cinco o por e-mail.

Sacando una cuenta sencilla, en un día como este has perdido dos horas, es decir, la mitad de la jornada matutina. Si el esquema de interrupciones, descansos y escapismos se repite en la tarde, la mitad de la jornada se habrá ido al caño sin que hayas podido ser productivo. ¿Qué piensas ahora? ¿No te alcanza el tiempo, o es que lo estás malgastando?

Recomendaciones para gestionar mejor el tiempo

Hay muchos recursos y artículos en línea que te ayudarán a tener una mejor perspectiva de la gestión del tiempo. Aunque todo depende de la personalidad, creo que lo más efectivo para tomar el control del tiempo en la oficina y ser más productivo es planificar. Un buen cuadro de administración del tiempo donde anotes qué necesitas hacer y luego establezcas prioridades, es el punto de partida ideal.

Otra cosa que ayuda mucho es organizar el escritorio. ¡Dile no al desorden! Aunque parezca tonto, esos minutos que pasas buscando la carpeta que necesitas o la carta que debes pasar por fax, al final de una semana pueden sobrepasar la hora. Un ratitco aquí y otro allá, ya entiendes por qué al final de mes no te ha alcanzado el tiempo.

Personalmente uso una agenda. Es un instrumento útil que no sólo me permite planificar sino también llevar una bitácora de lo que he hecho a lo largo del día. Esto no sólo ayuda a ver el futuro sino que me permite recuperar el pasado (ideal para poder responderle al jefe cuando pregunta cuándo terminamos tal o cual proyecto).

Y aunque suene inhumano, separar lo profesional de lo personal es una necesidad. Si bien no somos robots, tampoco podemos dedicar horas laborales a hacer llamadas personales, chatear con los amigos o comprar los regalos de navidad por Internet. ¡Es un abuso! Y aunque la idea de trabajar en un ambiente cordial es atractiva para todo el mundo, tampoco podemos pasar media mañana en la cocina tomando café con los compañeros. ¡Al trabajo se va a trabajar!

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Tags: abuso, empleo, gestión del tiempo, organización, planificar, tiempo, Trabajo